Політика приватності Pro Document

1. Адміністратор персональних даних

Адміністратором персональних даних Клієнтів є Pro Document Sp. z o.o. з зареєстрованим офісом у Вроцлаві, NIP 8971939103, REGON 528914234, KRS 0001111057. Контакт у питаннях захисту даних: prodocumentt@gmail.com.

2. Цілі обробки

• Надання правових послуг — підготовка wnioskів, представництво перед Urzędami, комунікація у справі
• Виконання договору — фактурування, розрахунки, бухгалтерська документація
• Виконання правових обов'язків — податкові норми, кодекс адмінпровадження, закон про іноземців
• Власний маркетинг — лише якщо Клієнт надав окрему згоду (email або WhatsApp)
• Покращення послуг — статистичний аналіз на знеособлених даних

3. Обсяг даних що обробляються

У рамках наданих послуг Pro Document обробляє:

• Ідентифікаційні дані — ім'я, прізвище, дата народження, громадянство, номер паспорта, PESEL (якщо є)
• Контактні дані — адреса проживання, email, номер телефону, номер WhatsApp
• Дані особливої категорії (РОДО ст. 9) — у необхідному обсязі: інформація про стан здоров'я (медстраховка), національне походження, сімейний статус, попередні адміністративні рішення
• Дані документів — скани паспорта, трудових контрактів, дипломів, рішень UW, родинних документів
• Фінансові дані — інформація про зарплату, доходи з бізнесу, ZUS (в обсязі необхідному для UW)

4. Правова основа обробки

• Ст. 6 п. 1 b РОДО — виконання договору про надання правових послуг
• Ст. 6 п. 1 c РОДО — виконання правових обов'язків Адміністратора
• Ст. 9 п. 2 a РОДО — чітка згода Клієнта на обробку даних особливої категорії
• Ст. 6 п. 1 a РОДО — згода Клієнта на маркетинг (якщо надана)
• Ст. 6 п. 1 f РОДО — обґрунтований інтерес Адміністратора (статистичний аналіз, безпека)

5. Одержувачі даних

Дані Клієнта можуть передаватись:

• Воєводським управлінням, Шефу Управління у справах іноземців, адміністративним судам — в обсязі необхідному для ведення справи
• Присяжним перекладачам, нотаріусам, бухгалтерському бюро — в обсязі необхідному для надання послуги (після надання окремої згоди)
• Постачальникам IT-послуг — Supabase (хостинг бази даних у ЄС/Франкфурт), Vercel (хостинг застосунку), Tpay (платежі), 360dialog (WhatsApp)
• Державним органам — виключно на підставі чинних правових норм

6. Період зберігання

• Дані справи — 6 років після завершення (обов'язок зберігання бухгалтерської документації і потенційних претензій)
• Дані акаунту на Платформі — до моменту видалення акаунту Клієнтом
• Маркетингові дані — до моменту відкликання згоди
• Технічні логи — 12 місяців

7. Права Клієнта

Згідно з РОДО Клієнту належать такі права:

• Право доступу до своїх даних — Клієнт може отримати копію всіх даних які про нього зберігаються
• Право на виправлення — корекція неправильних або неповних даних
• Право на видалення («право бути забутим») — видалення даних після закінчення обов'язку зберігання
• Право на обмеження обробки — у визначених випадках
• Право на перенесення даних — отримання даних у форматі що дозволяє передачу іншому адміністратору
• Право на заперечення — проти обробки на підставі обґрунтованого інтересу
• Право відкликати згоду — у будь-який момент, з ефектом на майбутнє
• Право на скаргу до Президента Управління захисту персональних даних (UODO)

8. Безпека даних

• Усі дані зберігаються на серверах у Європейському Союзі (Supabase region: Frankfurt)
• Шифрування в стані спокою і під час передачі (TLS 1.3, AES-256)
• Доступ до даних — лише уповноважені працівники Pro Document, з журналом подій
• Контроль доступу — Row-Level Security в базі даних, двофакторна аутентифікація для команди
• Регулярні резервні копії з шифруванням

9. Файли cookies

Платформа використовує виключно необхідні cookies для підтримки сесії користувача. Не використовуємо аналітичних або маркетингових cookies третіх сторін. Повна політика cookies доступна за адресою /legal/cookies.

10. Зміни Політики

Pro Document залишає за собою право змінювати Політику приватності. Про істотні зміни Клієнт буде повідомлений з 14-денним випередженням через Платформу і email. Продовження користування Платформою після набрання чинності змін означає їх прийняття — у разі відсутності прийняття Клієнт може видалити акаунт.