Regulamin świadczenia usług Pro Document

§1. Definicje

• Usługodawca — Pro Document Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Ofiar Oświęcimskich 17/301, 50-069 Wrocław; NIP: 8971939103, REGON: 528914234, KRS: 0001111057
• Klient — osoba fizyczna, która zawiera umowę o świadczenie usług z Usługodawcą
• Platforma — system Pro Document dostępny pod adresem prodocument.ai, służący do zarządzania sprawami klientów
• Usługi — usługi prawne związane z legalizacją pobytu (karta pobytu, obywatelstwo, apelacje, rejestracja działalności)
• Sprawa — pojedyncza usługa świadczona na rzecz Klienta na podstawie odrębnej umowy

§2. Zakres usług

Pro Document świadczy usługi w zakresie: legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce (karta pobytu czasowego, stałego, karta rezydenta UE), uzyskiwania zezwoleń na pracę, postępowań apelacyjnych, rejestracji działalności gospodarczej, obsługi relokacji pracowników, doradztwa imigracyjnego oraz reprezentacji przed Urzędami Wojewódzkimi w trybie pełnomocnictwa.

§3. Zawarcie umowy

1. Umowa zawierana jest po akceptacji Regulaminu i potwierdzeniu zamówienia konkretnej Usługi
2. Klient rejestruje się na Platformie, akceptując niniejszy Regulamin oraz Politykę prywatności
3. Konkretna Sprawa wymaga zawarcia odrębnej umowy szczegółowej (umowa o świadczenie usług prawnych) oraz udzielenia pełnomocnictwa Usługodawcy
4. Pełnomocnictwo udzielane jest osobie fizycznej reprezentującej Pro Document — dotyczy postępowań przed Urzędami Wojewódzkimi, Szefem Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz Wojewódzkim Sądem Administracyjnym

§4. Wynagrodzenie

• Cena standardowa karty pobytu czasowego: 2 000 PLN za pełną obsługę sprawy
• Opłaty państwowe (skarbowe, opłata za wydanie karty, opłata za pełnomocnictwo) ponosi Klient oddzielnie i są one bezzwrotne w przypadku odmowy
• Tłumaczenia przysięgłe, kopie poświadczone notarialnie, apostille — koszty rzeczywiste, ponoszone oddzielnie
• Cena nie zmienia się w przypadku przedłużenia rozpatrzenia sprawy przez Urząd

§5. Płatności

1. Płatność może być dokonana jednorazowo (2 000 PLN) lub w trzech ratach (750 + 750 + 500 PLN)
2. Pierwsza rata płatna jest przed rozpoczęciem prac nad sprawą
3. Druga i trzecia rata pobierane są automatycznie (Tpay BLIK Cyclic) w określonych terminach
4. W przypadku zwrotu (anulowania sprawy przed złożeniem wniosku) — pełny zwrot wpłaconej kwoty pomniejszony o rzeczywiste koszty poniesione
5. Po złożeniu wniosku w UW — zwroty nie są dokonywane, ponieważ usługa została zrealizowana

§6. Obowiązki Klienta

• Dostarczenie wszystkich wymaganych dokumentów w formie czytelnej i kompletnej
• Niezwłoczne informowanie o zmianach: adresu zamieszkania, miejsca pracy, statusu rodzinnego, danych paszportowych
• Odpowiadanie na wezwania Urzędu w terminie 7 dni od ich otrzymania
• Stawiennictwo osobiste w UW na biometrię w wyznaczonym terminie
• Zachowanie poufności informacji udostępnionych przez Pro Document

§7. Obowiązki Pro Document

• Profesjonalne prowadzenie sprawy zgodnie z obowiązującym prawem polskim i RODO
• Bieżące informowanie Klienta o przebiegu sprawy poprzez Platformę i WhatsApp
• Reagowanie na wezwania Urzędu w terminie
• Zachowanie tajemnicy zawodowej w odniesieniu do informacji o Kliencie
• Reprezentacja Klienta w postępowaniach administracyjnych w zakresie udzielonego pełnomocnictwa

§8. Reklamacje

Reklamacje należy składać pisemnie na adres e-mail: prodocumentt@gmail.com lub na adres siedziby Usługodawcy. Pro Document ma 14 dni na odpowiedź. W razie sporu — sądem właściwym jest Sąd Rejonowy we Wrocławiu lub sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Klienta-konsumenta.

§9. Prawo odstąpienia od umowy

1. Klient będący konsumentem ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny.
2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Klient składa jednoznaczne oświadczenie — pisemnie na adres siedziby Usługodawcy lub na adres e-mail: prodocumentt@gmail.com. Klient może skorzystać ze wzoru formularza zamieszczonego poniżej, lecz nie jest to obowiązkowe. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
3. W razie odstąpienia Usługodawca zwraca wszystkie otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia, przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty.
4. Jeżeli Klient zażądał rozpoczęcia świadczenia usług przed upływem terminu do odstąpienia (co bywa konieczne dla dotrzymania terminów urzędowych) i wyraził na to wyraźną zgodę oraz przyjął do wiadomości, że traci prawo odstąpienia z chwilą pełnego wykonania usługi — po całkowitym wykonaniu usługi prawo odstąpienia wygasa (art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta).
5. W przypadku odstąpienia po rozpoczęciu, lecz przed pełnym wykonaniem usługi, Klient ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia — proporcjonalnie do zakresu wykonanych czynności. Opłaty państwowe wniesione już w imieniu Klienta nie podlegają zwrotowi przez Usługodawcę.

Wzór formularza odstąpienia od umowy (należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia): Adresat: Pro Document Sp. z o.o., ul. Ofiar Oświęcimskich 17/301, 50-069 Wrocław, e-mail: prodocumentt@gmail.com. — „Ja/My niniejszym informuję/informujemy o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: […………]. Data zawarcia umowy: […………]. Imię i nazwisko konsumenta: […………]. Adres konsumenta: […………]. Data: […………]. Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): […………]”.

§10. Postanowienia końcowe

• Regulamin obowiązuje od dnia 14 maja 2026 r.
• Zmiany Regulaminu są publikowane na Platformie z 14-dniowym wyprzedzeniem
• Dla spraw nieuregulowanych — stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o prawach konsumenta, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO
• Wersja polska Regulaminu jest wiążąca w przypadku rozbieżności językowych