Polityka prywatności Pro Document

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Klientów jest Pro Document Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, NIP 8971939103, REGON 528914234, KRS 0001111057. Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych: prodocumentt@gmail.com.

2. Cele przetwarzania

• Świadczenie usług prawnych — przygotowanie wniosków, reprezentacja przed Urzędami, komunikacja w sprawie
• Wykonanie umowy — fakturowanie, rozliczenia, dokumentacja księgowa
• Wypełnienie obowiązków prawnych — przepisy podatkowe, kodeks postępowania administracyjnego, ustawa o cudzoziemcach
• Marketing własny — wyłącznie jeśli Klient wyraził dodatkową zgodę (email lub WhatsApp)
• Doskonalenie usług — analizy statystyczne na zanonimizowanych danych

3. Zakres przetwarzanych danych

W ramach świadczonych usług Pro Document przetwarza:

• Dane identyfikacyjne — imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, numer paszportu, PESEL (jeśli posiadany)
• Dane kontaktowe — adres zamieszkania, e-mail, numer telefonu, numer WhatsApp
• Dane szczególnej kategorii (RODO art. 9) — w niezbędnym zakresie: informacje o stanie zdrowia (medstrahowka), pochodzeniu narodowym, statusie rodzinnym, wcześniejszych decyzjach administracyjnych
• Dane dokumentów — skany paszportu, umów o pracę, świadectw, decyzji urzędowych, dokumentów rodzinnych
• Dane finansowe — informacje o wynagrodzeniu, dochodach z działalności, ZUS (w zakresie wymaganym przez UW)

4. Podstawa prawna przetwarzania

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o świadczenie usług prawnych (prowadzenie sprawy Klienta)
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. przepisy podatkowe, Kodeks postępowania administracyjnego, ustawa o cudzoziemcach)
• Art. 9 ust. 2 lit. f RODO — przetwarzanie danych szczególnej kategorii niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz do prowadzenia sprawy przed organami administracji i sądami
• Art. 9 ust. 2 lit. a RODO — wyraźna zgoda Klienta na przetwarzanie danych szczególnej kategorii (podstawa uzupełniająca, gdy ma zastosowanie)
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) — zgoda Klienta na marketing bezpośredni z użyciem środków komunikacji elektronicznej (e-mail, WhatsApp / SMS), jeśli została wyrażona
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora (analiza statystyczna, bezpieczeństwo)

Dane szczególnej kategorii (RODO art. 9) — m.in. informacje o stanie zdrowia, sytuacji rodzinnej czy pochodzeniu — przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy cudzoziemca i opierają się przede wszystkim na art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń); wyraźna zgoda Klienta (art. 9 ust. 2 lit. a) stanowi podstawę uzupełniającą. Zgoda na marketing jest dobrowolna, odrębna od umowy i może zostać wycofana w dowolnym momencie — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania ani na przetwarzanie niezbędne do prowadzenia sprawy.

5. Odbiorcy danych

Dane Klienta mogą być przekazywane:

• Urzędom Wojewódzkim, Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców, sądom administracyjnym — w zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy
• Tłumaczom przysięgłym, notariuszom, biuru rachunkowemu — w zakresie niezbędnym do realizacji usługi (po wyrażeniu dodatkowej zgody)
• Dostawcom usług IT — Supabase (hosting bazy danych w UE/Frankfurt), Vercel (hosting aplikacji), Tpay (płatności), 360dialog (WhatsApp)
• Organom państwowym — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa

6. Okres przechowywania

• Dane sprawy — 6 lat po zakończeniu (obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej i ewentualnych roszczeń)
• Dane konta na Platformie — do momentu usunięcia konta przez Klienta
• Dane marketingowe — do momentu wycofania zgody
• Logi techniczne — 12 miesięcy

7. Prawa Klienta

Zgodnie z RODO Klientowi przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych — Klient może uzyskać kopię wszystkich danych, które o nim przechowujemy
• Prawo do sprostowania — poprawienie nieprawidłowych lub niekompletnych danych
• Prawo do usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym") — usunięcie danych po zakończeniu obowiązku ich przechowywania
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — w określonych przypadkach
• Prawo do przenoszenia danych — otrzymanie danych w formacie umożliwiającym przekazanie do innego administratora
• Prawo sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
• Prawo do wycofania zgody — w dowolnym momencie, ze skutkiem na przyszłość
• Prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

8. Bezpieczeństwo danych

• Wszystkie dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (Supabase region: Frankfurt)
• Szyfrowanie w spoczynku i podczas transmisji (TLS 1.3, AES-256)
• Dostęp do danych — wyłącznie upoważnieni pracownicy Pro Document, z dziennikiem zdarzeń
• Kontrola dostępu — Row-Level Security w bazie danych, dwustopniowe uwierzytelnianie dla zespołu
• Regularne kopie zapasowe szyfrowane

9. Pliki cookies

Platforma używa wyłącznie niezbędnych plików cookies do utrzymania sesji użytkownika. Nie używamy plików cookies analitycznych ani marketingowych firm trzecich. Pełna polityka cookies dostępna na stronie /legal/cookies.

10. Zmiany Polityki

Pro Document zastrzega prawo do zmiany Polityki prywatności. O istotnych zmianach Klient zostanie powiadomiony z 14-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem Platformy oraz e-mailem. Kontynuacja korzystania z Platformy po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację — w razie braku akceptacji Klient może usunąć konto.