Kebijakan Privasi Pro Document

1. Administrator Data Pribadi

Administrator data pribadi Klien adalah Pro Document Sp. z o.o. dengan kantor terdaftar di Wrocław, NIP 8971939103, REGON 528914234, KRS 0001111057. Kontak dalam hal perlindungan data: prodocumentt@gmail.com.

2. Tujuan Pemrosesan

• Penyediaan layanan hukum — penyiapan wniosek, perwakilan di hadapan Urząd, komunikasi dalam perkara
• Pelaksanaan perjanjian — penerbitan faktur, perhitungan, dokumentasi akuntansi
• Pemenuhan kewajiban hukum — ketentuan perpajakan, kitab undang-undang prosedur administrasi, undang-undang tentang warga negara asing
• Pemasaran sendiri — hanya apabila Klien telah memberikan persetujuan tambahan (email atau WhatsApp)
• Penyempurnaan layanan — analisis statistik atas data yang dianonimkan

3. Ruang Lingkup Data yang Diproses

Dalam rangka layanan yang diberikan, Pro Document memproses:

• Data identifikasi — nama depan, nama belakang, tanggal lahir, kewarganegaraan, nomor paspor, PESEL (jika ada)
• Data kontak — alamat tempat tinggal, email, nomor telepon, nomor WhatsApp
• Data kategori khusus (RODO Pasal 9) — dalam ruang lingkup yang diperlukan: informasi tentang kondisi kesehatan (asuransi medis), asal kebangsaan, status keluarga, keputusan administratif sebelumnya
• Data dokumen — pindaian paspor, kontrak kerja, ijazah, keputusan UW, dokumen keluarga
• Data keuangan — informasi tentang gaji, pendapatan dari usaha, ZUS (dalam ruang lingkup yang diperlukan oleh UW)

4. Dasar Hukum Pemrosesan

• Pasal 6 ayat 1 huruf b RODO — pelaksanaan perjanjian penyediaan layanan hukum
• Pasal 6 ayat 1 huruf c RODO — pemenuhan kewajiban hukum yang dibebankan kepada Administrator
• Pasal 9 ayat 2 huruf a RODO — persetujuan tegas Klien atas pemrosesan data kategori khusus
• Pasal 6 ayat 1 huruf a RODO — persetujuan Klien atas pemasaran (jika diberikan)
• Pasal 6 ayat 1 huruf f RODO — kepentingan sah Administrator (analisis statistik, keamanan)

5. Penerima Data

Data Klien dapat diteruskan kepada:

• Urząd Wojewódzki, Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, pengadilan administrasi — dalam ruang lingkup yang diperlukan untuk penanganan perkara
• Penerjemah tersumpah, notaris, biro akuntansi — dalam ruang lingkup yang diperlukan untuk pelaksanaan layanan (setelah pemberian persetujuan tambahan)
• Penyedia layanan TI — Supabase (hosting basis data di UE/Frankfurt), Vercel (hosting aplikasi), Tpay (pembayaran), 360dialog (WhatsApp)
• Lembaga negara — semata-mata berdasarkan ketentuan hukum yang berlaku

6. Jangka Waktu Penyimpanan

• Data perkara — 6 tahun setelah penyelesaian (kewajiban penyimpanan dokumentasi akuntansi dan potensi tuntutan)
• Data akun pada Platform — hingga saat penghapusan akun oleh Klien
• Data pemasaran — hingga saat penarikan persetujuan
• Log teknis — 12 bulan

7. Hak Klien

Sesuai dengan RODO, Klien memiliki hak-hak berikut:

• Hak akses terhadap datanya — Klien dapat memperoleh salinan seluruh data yang kami simpan tentangnya
• Hak pembetulan — koreksi data yang tidak benar atau tidak lengkap
• Hak penghapusan ("hak untuk dilupakan") — penghapusan data setelah berakhirnya kewajiban penyimpanannya
• Hak pembatasan pemrosesan — dalam hal-hal tertentu
• Hak portabilitas data — penerimaan data dalam format yang memungkinkan pengalihan ke administrator lain
• Hak keberatan — terhadap pemrosesan yang didasarkan pada kepentingan sah
• Hak menarik persetujuan — kapan saja, dengan efek pada masa depan
• Hak mengajukan pengaduan kepada Presiden Kantor Perlindungan Data Pribadi (UODO)

8. Keamanan Data

• Seluruh data disimpan pada server di Uni Eropa (Supabase region: Frankfurt)
• Enkripsi saat tersimpan dan saat transmisi (TLS 1.3, AES-256)
• Akses terhadap data — hanya pegawai Pro Document yang berwenang, dengan catatan peristiwa
• Kontrol akses — Row-Level Security pada basis data, autentikasi dua faktor untuk tim
• Pencadangan rutin dengan enkripsi

9. Berkas Cookies

Platform hanya menggunakan cookies yang diperlukan untuk mempertahankan sesi pengguna. Kami tidak menggunakan cookies analitik atau pemasaran pihak ketiga. Kebijakan cookies lengkap tersedia di alamat /legal/cookies.

10. Perubahan Kebijakan

Pro Document berhak mengubah Kebijakan Privasi. Tentang perubahan yang signifikan, Klien akan diberitahu dengan pemberitahuan 14 hari sebelumnya melalui Platform dan email. Melanjutkan penggunaan Platform setelah perubahan berlaku berarti penerimaannya — apabila tidak menerima, Klien dapat menghapus akun.