Pro Document गोपनीयता नीति

1. व्यक्तिगत डेटा का प्रशासक (Адміністратор)

ग्राहकों के व्यक्तिगत डेटा का प्रशासक Pro Document Sp. z o.o. है, जिसका पंजीकृत कार्यालय Wrocław में है, NIP 8971939103, REGON 528914234, KRS 0001111057। डेटा संरक्षण संबंधी मामलों के लिए संपर्क: prodocumentt@gmail.com।

2. प्रसंस्करण के उद्देश्य

• कानूनी सेवाएँ प्रदान करना — wniosek तैयार करना, Urzędami के समक्ष प्रतिनिधित्व, मामले में संवाद
• अनुबंध का निष्पादन — चालान बनाना, हिसाब-किताब, लेखा दस्तावेज़ीकरण
• कानूनी दायित्वों का पालन — कर नियम, प्रशासनिक प्रक्रिया संहिता, विदेशियों संबंधी कानून
• स्वयं का विपणन (मार्केटिंग) — केवल तभी जब ग्राहक ने अलग सहमति दी हो (ईमेल या WhatsApp)
• सेवाओं में सुधार — अनामीकृत (गुमनाम) डेटा पर सांख्यिकीय विश्लेषण

3. प्रसंस्कृत किए जाने वाले डेटा का दायरा

प्रदान की जाने वाली सेवाओं के दायरे में Pro Document निम्नलिखित का प्रसंस्करण करता है:

• पहचान संबंधी डेटा — नाम, उपनाम, जन्म तिथि, नागरिकता, पासपोर्ट संख्या, PESEL (यदि हो)
• संपर्क डेटा — निवास का पता, ईमेल, टेलीफोन नंबर, WhatsApp नंबर
• विशेष श्रेणी का डेटा (РОДО अनुच्छेद 9) — आवश्यक सीमा तक: स्वास्थ्य स्थिति संबंधी जानकारी (medstrahowka — चिकित्सा बीमा), राष्ट्रीय मूल, पारिवारिक स्थिति, पूर्व प्रशासनिक निर्णय
• दस्तावेज़ों का डेटा — पासपोर्ट, रोजगार अनुबंध, डिप्लोमा, UW के निर्णयों, पारिवारिक दस्तावेज़ों के स्कैन
• वित्तीय डेटा — वेतन, व्यवसाय से आय, ZUS संबंधी जानकारी (UW के लिए आवश्यक सीमा तक)

4. प्रसंस्करण का कानूनी आधार

• अनुच्छेद 6 खंड 1 b РОДО — कानूनी सेवाएँ प्रदान करने के अनुबंध का निष्पादन
• अनुच्छेद 6 खंड 1 c РОДО — प्रशासक के कानूनी दायित्वों का पालन
• अनुच्छेद 9 खंड 2 a РОДО — विशेष श्रेणी के डेटा के प्रसंस्करण हेतु ग्राहक की स्पष्ट सहमति
• अनुच्छेद 6 खंड 1 a РОДО — विपणन हेतु ग्राहक की सहमति (यदि दी गई हो)
• अनुच्छेद 6 खंड 1 f РОДО — प्रशासक का वैध हित (सांख्यिकीय विश्लेषण, सुरक्षा)

5. डेटा के प्राप्तकर्ता

ग्राहक का डेटा निम्नलिखित को हस्तांतरित किया जा सकता है:

• Воєводським управлінням (Urząd Wojewódzki), Шефу Управління у справах іноземців (Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców), प्रशासनिक न्यायालयों को — मामले के संचालन हेतु आवश्यक सीमा तक
• शपथ-प्रमाणित अनुवादकों, नोटरियों, लेखा कार्यालय को — सेवा के निष्पादन हेतु आवश्यक सीमा तक (अलग सहमति दिए जाने के बाद)
• IT सेवा प्रदाताओं को — Supabase (EU/Frankfurt में डेटाबेस होस्टिंग), Vercel (एप्लिकेशन होस्टिंग), Tpay (भुगतान), 360dialog (WhatsApp)
• राज्य निकायों को — केवल प्रचलित कानूनी प्रावधानों के आधार पर

6. भंडारण की अवधि

• मामले का डेटा — समाप्ति के 6 वर्ष बाद तक (लेखा दस्तावेज़ीकरण तथा संभावित दावों के भंडारण का दायित्व)
• प्लेटफ़ॉर्म पर खाते का डेटा — ग्राहक द्वारा खाता हटाए जाने तक
• विपणन डेटा — सहमति वापस लिए जाने तक
• तकनीकी लॉग — 12 महीने

7. ग्राहक के अधिकार

РОДО के अनुसार ग्राहक को निम्नलिखित अधिकार प्राप्त हैं:

• पहुँच का अधिकार अपने डेटा तक — ग्राहक उसके बारे में संग्रहीत समस्त डेटा की प्रति प्राप्त कर सकता है
• सुधार का अधिकार — गलत या अपूर्ण डेटा का सुधार
• मिटाने का अधिकार ("भुला दिए जाने का अधिकार") — भंडारण के दायित्व की समाप्ति के बाद डेटा को मिटाना
• प्रसंस्करण को सीमित करने का अधिकार — निर्धारित मामलों में
• डेटा की सुवाह्यता का अधिकार — डेटा को ऐसे प्रारूप में प्राप्त करना जो किसी अन्य प्रशासक को हस्तांतरण की अनुमति दे
• आपत्ति का अधिकार — वैध हित के आधार पर प्रसंस्करण के विरुद्ध
• सहमति वापस लेने का अधिकार — किसी भी समय, भविष्य पर प्रभाव के साथ
• शिकायत दर्ज करने का अधिकार Президента Управління захисту персональних даних (UODO — व्यक्तिगत डेटा संरक्षण कार्यालय के अध्यक्ष) के समक्ष

8. डेटा सुरक्षा

• समस्त डेटा यूरोपीय संघ में स्थित सर्वरों पर संग्रहीत किया जाता है (Supabase region: Frankfurt)
• विश्राम अवस्था में तथा संचरण के दौरान एन्क्रिप्शन (TLS 1.3, AES-256)
• डेटा तक पहुँच — केवल Pro Document के अधिकृत कर्मचारी, घटना लॉग के साथ
• पहुँच नियंत्रण — डेटाबेस में Row-Level Security, टीम के लिए दो-स्तरीय प्रमाणीकरण
• नियमित बैकअप एन्क्रिप्शन के साथ

9. Cookies फ़ाइलें

प्लेटफ़ॉर्म केवल उपयोगकर्ता सत्र बनाए रखने हेतु आवश्यक cookies का उपयोग करता है। हम तृतीय पक्षों की विश्लेषणात्मक या विपणन cookies का उपयोग नहीं करते। पूर्ण cookies नीति /legal/cookies पते पर उपलब्ध है।

10. नीति में परिवर्तन

Pro Document गोपनीयता नीति में परिवर्तन करने का अधिकार सुरक्षित रखता है। महत्वपूर्ण परिवर्तनों के बारे में ग्राहक को 14 दिन पूर्व प्लेटफ़ॉर्म तथा ईमेल के माध्यम से सूचित किया जाएगा। परिवर्तनों के प्रभावी होने के बाद प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग जारी रखना उनकी स्वीकृति का अर्थ है — स्वीकृति न होने की स्थिति में ग्राहक खाता हटा सकता है।