Политика приватности Pro Document

1. Администратор персональных данных

Администратором персональных данных Клиентов является Pro Document Sp. z o.o. с зарегистрированным офисом во Вроцлаве, NIP 8971939103, REGON 528914234, KRS 0001111057. Контакт по вопросам защиты данных: prodocumentt@gmail.com.

2. Цели обработки

• Оказание юридических услуг — подготовка заявлений (wniosek), представительство перед управлениями (Urząd), коммуникация по делу
• Исполнение договора — выставление счетов, расчёты, бухгалтерская документация
• Исполнение правовых обязанностей — налоговые нормы, кодекс административного производства, закон об иностранцах
• Собственный маркетинг — только если Клиент дал отдельное согласие (email или WhatsApp)
• Улучшение услуг — статистический анализ на обезличенных данных

3. Объём обрабатываемых данных

В рамках оказываемых услуг Pro Document обрабатывает:

• Идентификационные данные — имя, фамилия, дата рождения, гражданство, номер паспорта, PESEL (при наличии)
• Контактные данные — адрес проживания, email, номер телефона, номер WhatsApp
• Данные особой категории (RODO ст. 9) — в необходимом объёме: информация о состоянии здоровья (медицинская страховка), национальном происхождении, семейном статусе, предыдущих административных решениях
• Данные документов — сканы паспорта, трудовых контрактов, дипломов, решений UW, семейных документов
• Финансовые данные — информация о зарплате, доходах от бизнеса, ZUS (в объёме, необходимом для UW)

4. Правовое основание обработки

• Ст. 6 п. 1 b RODO — исполнение договора об оказании юридических услуг (ведение дела Клиента)
• Ст. 6 п. 1 c RODO — исполнение правовых обязанностей Администратора (налоговые нормы, Кодекс административного производства, закон об иностранцах)
• Ст. 9 п. 2 f RODO — обработка данных особой категории, необходимая для установления, осуществления или защиты правовых требований и ведения дела перед органами и судами
• Ст. 9 п. 2 a RODO — чёткое согласие Клиента на обработку данных особой категории (дополнительное основание, когда применимо)
• Ст. 6 п. 1 a RODO и ст. 398 закона Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) — согласие Клиента на прямой маркетинг средствами электронной связи (email, WhatsApp / SMS), если дано
• Ст. 6 п. 1 f RODO — обоснованный интерес Администратора (статистический анализ, безопасность)

Данные особой категории (RODO ст. 9) — в частности о состоянии здоровья, семейном положении или происхождении — обрабатываются исключительно в объёме, необходимом для ведения дела иностранца, и основываются прежде всего на ст. 9 п. 2 f RODO (установление, осуществление или защита правовых требований); чёткое согласие Клиента (ст. 9 п. 2 a) является дополнительным основанием. Согласие на маркетинг добровольно, отдельно от договора и может быть отозвано в любой момент — отзыв не влияет на законность предыдущей обработки или на обработку, необходимую для ведения дела.

5. Получатели данных

Данные Клиента могут передаваться:

• Воеводским управлениям (Urząd Wojewódzki), Начальнику Управления по делам иностранцев (Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców), административным судам — в объёме, необходимом для ведения дела
• Присяжным переводчикам, нотариусам, бухгалтерскому бюро — в объёме, необходимом для оказания услуги (после предоставления отдельного согласия)
• Поставщикам IT-услуг — Supabase (хостинг базы данных в ЕС/Франкфурт), Vercel (хостинг приложения), Tpay (платежи), 360dialog (WhatsApp)
• Государственным органам — исключительно на основании действующих правовых норм

6. Срок хранения

• Данные дела — 6 лет после завершения (обязанность хранения бухгалтерской документации и потенциальных претензий)
• Данные аккаунта на Платформе — до момента удаления аккаунта Клиентом
• Маркетинговые данные — до момента отзыва согласия
• Технические логи — 12 месяцев

7. Права Клиента

В соответствии с RODO Клиенту принадлежат следующие права:

• Право доступа к своим данным — Клиент может получить копию всех данных, которые о нём хранятся
• Право на исправление — корректировка неверных или неполных данных
• Право на удаление («право быть забытым») — удаление данных после истечения обязанности их хранения
• Право на ограничение обработки — в определённых случаях
• Право на перенос данных — получение данных в формате, позволяющем передачу другому администратору
• Право на возражение — против обработки на основании обоснованного интереса
• Право отозвать согласие — в любой момент, с действием на будущее
• Право на жалобу Президенту Управления защиты персональных данных (UODO)

8. Безопасность данных

• Все данные хранятся на серверах в Европейском Союзе (Supabase region: Frankfurt)
• Шифрование в состоянии покоя и при передаче (TLS 1.3, AES-256)
• Доступ к данным — только уполномоченные сотрудники Pro Document, с журналом событий
• Контроль доступа — Row-Level Security в базе данных, двухфакторная аутентификация для команды
• Регулярные резервные копии с шифрованием

9. Файлы cookies

Платформа использует исключительно необходимые cookies для поддержания сессии пользователя. Не используем аналитических или маркетинговых cookies третьих сторон. Полная политика cookies доступна по адресу /legal/cookies.

10. Изменения Политики

Pro Document оставляет за собой право изменять Политику приватности. О существенных изменениях Клиент будет уведомлён за 14 дней до вступления в силу через Платформу и email. Продолжение пользования Платформой после вступления изменений в силу означает их принятие — в случае отсутствия принятия Клиент может удалить аккаунт.