Pro Document ਪ੍ਰਾਈਵੇਸੀ ਨੀਤੀ

1. ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦਾ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ

ਗਾਹਕਾਂ ਦੇ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦਾ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ Pro Document Sp. z o.o. ਹੈ ਜਿਸਦਾ ਰਜਿਸਟਰਡ ਦਫ਼ਤਰ Wrocław ਵਿੱਚ ਹੈ, NIP 8971939103, REGON 528914234, KRS 0001111057। ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਮਾਮਲਿਆਂ ਲਈ ਸੰਪਰਕ: prodocumentt@gmail.com।

2. ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਦੇ ਉਦੇਸ਼

• ਕਾਨੂੰਨੀ ਸੇਵਾਵਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨਾ — wniosek ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ, Urząd ਅੱਗੇ ਪ੍ਰਤੀਨਿਧਤਾ, ਕੇਸ ਵਿੱਚ ਸੰਚਾਰ
• ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀ ਪੂਰਤੀ — ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ, ਹਿਸਾਬ-ਕਿਤਾਬ, ਲੇਖਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ
• ਕਾਨੂੰਨੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਦੀ ਪੂਰਤੀ — ਟੈਕਸ ਨਿਯਮ, ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਕਾਰਵਾਈ ਕੋਡ, ਵਿਦੇਸ਼ੀਆਂ ਬਾਰੇ ਕਾਨੂੰਨ
• ਆਪਣਾ ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ — ਸਿਰਫ਼ ਤਾਂ ਜੇ ਗਾਹਕ ਨੇ ਵੱਖਰੀ ਸਹਿਮਤੀ ਦਿੱਤੀ ਹੋਵੇ (ਈਮੇਲ ਜਾਂ WhatsApp)
• ਸੇਵਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ — ਅਗਿਆਤ (ਅਨਾਮ) ਡੇਟਾ 'ਤੇ ਅੰਕੜਾ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ

3. ਪ੍ਰੋਸੈਸ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਡੇਟਾ ਦਾ ਦਾਇਰਾ

ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀਆਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ Pro Document ਇਹ ਪ੍ਰੋਸੈਸ ਕਰਦਾ ਹੈ:

• ਪਛਾਣ ਡੇਟਾ — ਨਾਮ, ਉਪਨਾਮ, ਜਨਮ ਮਿਤੀ, ਨਾਗਰਿਕਤਾ, ਪਾਸਪੋਰਟ ਨੰਬਰ, PESEL (ਜੇ ਹੋਵੇ)
• ਸੰਪਰਕ ਡੇਟਾ — ਰਿਹਾਇਸ਼ੀ ਪਤਾ, ਈਮੇਲ, ਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ, WhatsApp ਨੰਬਰ
• ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਦਾ ਡੇਟਾ (RODO ਆਰਟੀਕਲ 9) — ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੱਦ ਤੱਕ: ਸਿਹਤ ਸਥਿਤੀ ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ (ਮੈਡੀਕਲ ਬੀਮਾ), ਰਾਸ਼ਟਰੀ ਮੂਲ, ਪਰਿਵਾਰਕ ਸਥਿਤੀ, ਪਿਛਲੇ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਫੈਸਲੇ
• ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਡੇਟਾ — ਪਾਸਪੋਰਟ, ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ, ਡਿਪਲੋਮੇ, UW ਦੇ ਫੈਸਲੇ, ਪਰਿਵਾਰਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਸਕੈਨ
• ਵਿੱਤੀ ਡੇਟਾ — ਤਨਖਾਹ, ਕਾਰੋਬਾਰ ਤੋਂ ਆਮਦਨ, ZUS ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ (UW ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੱਦ ਤੱਕ)

4. ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਦਾ ਕਾਨੂੰਨੀ ਆਧਾਰ

• RODO ਆਰਟੀਕਲ 6 ਪੈਰਾ 1 b — ਕਾਨੂੰਨੀ ਸੇਵਾਵਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਦੇ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀ ਪੂਰਤੀ
• RODO ਆਰਟੀਕਲ 6 ਪੈਰਾ 1 c — ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ ਦੀਆਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਦੀ ਪੂਰਤੀ
• RODO ਆਰਟੀਕਲ 9 ਪੈਰਾ 2 a — ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਦੇ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਲਈ ਗਾਹਕ ਦੀ ਸਪੱਸ਼ਟ ਸਹਿਮਤੀ
• RODO ਆਰਟੀਕਲ 6 ਪੈਰਾ 1 a — ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਲਈ ਗਾਹਕ ਦੀ ਸਹਿਮਤੀ (ਜੇ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਹੋਵੇ)
• RODO ਆਰਟੀਕਲ 6 ਪੈਰਾ 1 f — ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ ਦਾ ਜਾਇਜ਼ ਹਿੱਤ (ਅੰਕੜਾ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ, ਸੁਰੱਖਿਆ)

5. ਡੇਟਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲੇ

ਗਾਹਕ ਦਾ ਡੇਟਾ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੌਂਪਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ:

• Urząd Wojewódzki, Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਅਦਾਲਤਾਂ — ਕੇਸ ਚਲਾਉਣ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੱਦ ਤੱਕ
• ਸਹੁੰ-ਚੁੱਕੇ ਅਨੁਵਾਦਕ, ਨੋਟਰੀ, ਲੇਖਾ ਦਫ਼ਤਰ — ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੱਦ ਤੱਕ (ਵੱਖਰੀ ਸਹਿਮਤੀ ਦੇਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ)
• IT ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਤਾ — Supabase (EU/Frankfurt ਵਿੱਚ ਡੇਟਾਬੇਸ ਹੋਸਟਿੰਗ), Vercel (ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਹੋਸਟਿੰਗ), Tpay (ਭੁਗਤਾਨ), 360dialog (WhatsApp)
• ਰਾਜ ਅਥਾਰਟੀਆਂ — ਸਿਰਫ਼ ਲਾਗੂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਿਯਮਾਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ

6. ਸੰਭਾਲਣ ਦੀ ਮਿਆਦ

• ਕੇਸ ਡੇਟਾ — ਸਮਾਪਤੀ ਤੋਂ 6 ਸਾਲ ਬਾਅਦ ਤੱਕ (ਲੇਖਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵੀ ਦਾਅਵਿਆਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ)
• ਪਲੇਟਫਾਰਮ 'ਤੇ ਖਾਤਾ ਡੇਟਾ — ਗਾਹਕ ਦੁਆਰਾ ਖਾਤਾ ਮਿਟਾਉਣ ਤੱਕ
• ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਡੇਟਾ — ਸਹਿਮਤੀ ਵਾਪਸ ਲੈਣ ਤੱਕ
• ਤਕਨੀਕੀ ਲੌਗ — 12 ਮਹੀਨੇ

7. ਗਾਹਕ ਦੇ ਅਧਿਕਾਰ

RODO ਅਨੁਸਾਰ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਧਿਕਾਰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹਨ:

• ਪਹੁੰਚ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ਆਪਣੇ ਡੇਟਾ ਤੱਕ — ਗਾਹਕ ਉਹਨਾਂ ਸਾਰੇ ਡੇਟਾ ਦੀ ਕਾਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਅਸੀਂ ਉਸ ਬਾਰੇ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਾਂ
• ਸੁਧਾਰ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ — ਗਲਤ ਜਾਂ ਅਧੂਰੇ ਡੇਟਾ ਦੀ ਠੀਕ ਕਰਨਾ
• ਮਿਟਾਉਣ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ("ਭੁਲਾਏ ਜਾਣ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ") — ਡੇਟਾ ਸੰਭਾਲਣ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਖ਼ਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਡੇਟਾ ਮਿਟਾਉਣਾ
• ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਸੀਮਤ ਕਰਨ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ — ਕੁਝ ਖਾਸ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ
• ਡੇਟਾ ਪੋਰਟੇਬਿਲਿਟੀ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ — ਅਜਿਹੇ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਜੋ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ ਨੂੰ ਸੌਂਪਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ
• ਇਤਰਾਜ਼ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ — ਜਾਇਜ਼ ਹਿੱਤ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ
• ਸਹਿਮਤੀ ਵਾਪਸ ਲੈਣ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ — ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ, ਭਵਿੱਖ ਲਈ ਪ੍ਰਭਾਵ ਨਾਲ
• ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦਰਜ ਕਰਨ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਦਫ਼ਤਰ ਦੇ ਪ੍ਰਧਾਨ — UODO) ਕੋਲ

8. ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ

• ਸਾਰਾ ਡੇਟਾ ਯੂਰਪੀਅਨ ਯੂਨੀਅਨ ਵਿੱਚ ਸਰਵਰਾਂ 'ਤੇ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ (Supabase region: Frankfurt)
• ਆਰਾਮ ਅਵਸਥਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰਸਾਰਣ ਦੌਰਾਨ ਏਨਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ (TLS 1.3, AES-256)
• ਡੇਟਾ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ — ਸਿਰਫ਼ ਅਧਿਕਾਰਤ Pro Document ਕਰਮਚਾਰੀ, ਘਟਨਾ ਲੌਗ ਨਾਲ
• ਪਹੁੰਚ ਨਿਯੰਤਰਣ — ਡੇਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ Row-Level Security, ਟੀਮ ਲਈ ਦੋ-ਪੜਾਵੀ ਪ੍ਰਮਾਣੀਕਰਨ
• ਨਿਯਮਤ ਬੈਕਅੱਪ ਏਨਕ੍ਰਿਪਟ ਕੀਤੇ ਹੋਏ

9. Cookies ਫਾਈਲਾਂ

ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਉਪਭੋਗਤਾ ਸੈਸ਼ਨ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਲਈ ਸਿਰਫ਼ ਜ਼ਰੂਰੀ cookies ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਅਸੀਂ ਤੀਜੀ ਧਿਰ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣਾਤਮਕ ਜਾਂ ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ cookies ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ। ਪੂਰੀ cookies ਨੀਤੀ /legal/cookies ਪਤੇ 'ਤੇ ਉਪਲਬਧ ਹੈ।

10. ਨੀਤੀ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀਆਂ

Pro Document ਪ੍ਰਾਈਵੇਸੀ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ਰਾਖਵਾਂ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਬਾਰੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ 14 ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ। ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਲਾਗੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਜਾਰੀ ਰੱਖਣ ਦਾ ਮਤਲਬ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਹੈ — ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਨਾ ਹੋਣ ਦੀ ਸੂਰਤ ਵਿੱਚ ਗਾਹਕ ਖਾਤਾ ਮਿਟਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।