Patakaran sa Privacy ng Pro Document

1. Administrador ng personal na datos

Ang administrador ng personal na datos ng mga Kliyente ay ang Pro Document Sp. z o.o. na may rehistradong opisina sa Wrocław, NIP 8971939103, REGON 528914234, KRS 0001111057. Kontak para sa mga usapin sa proteksyon ng datos: prodocumentt@gmail.com.

2. Mga layunin ng pagproseso

• Paghahatid ng mga legal na serbisyo — paghahanda ng mga wniosek (aplikasyon), representasyon sa harap ng mga Urząd, komunikasyon ukol sa kaso
• Pagsasakatuparan ng kontrata — pag-iisyu ng invoice, mga pagkalkula, dokumentasyong pang-accounting
• Pagtupad sa mga legal na obligasyon — mga panuntunan sa buwis, kodigo ng administratibong proseso, batas hinggil sa mga dayuhan
• Sariling marketing — tanging kung nagbigay ang Kliyente ng hiwalay na pahintulot (email o WhatsApp)
• Pagpapahusay ng mga serbisyo — istatistikal na pagsusuri sa anonymized na datos

3. Saklaw ng datos na pinoproseso

Sa loob ng mga inihahatid na serbisyo, pinoproseso ng Pro Document ang:

• Datos ng pagkakakilanlan — pangalan, apelyido, petsa ng kapanganakan, pagkamamamayan, numero ng pasaporte, PESEL (kung mayroon)
• Datos sa pakikipag-ugnayan — address ng paninirahan, email, numero ng telepono, numero ng WhatsApp
• Datos ng espesyal na kategorya (RODO art. 9) — sa kinakailangang saklaw: impormasyon tungkol sa kalagayan ng kalusugan (insurance sa kalusugan), pinagmulang pambansa, katayuang pampamilya, mga naunang administratibong desisyon
• Datos ng mga dokumento — mga scan ng pasaporte, mga kontrata sa trabaho, mga diploma, mga desisyon ng UW, mga dokumentong pampamilya
• Datos pinansyal — impormasyon tungkol sa sahod, kita mula sa negosyo, ZUS (sa saklaw na kinakailangan para sa UW)

4. Legal na batayan ng pagproseso

• Art. 6 talata 1 b RODO — pagsasakatuparan ng kontrata sa paghahatid ng mga legal na serbisyo
• Art. 6 talata 1 c RODO — pagtupad sa mga legal na obligasyon ng Administrador
• Art. 9 talata 2 a RODO — malinaw na pahintulot ng Kliyente sa pagproseso ng datos ng espesyal na kategorya
• Art. 6 talata 1 a RODO — pahintulot ng Kliyente sa marketing (kung ibinigay)
• Art. 6 talata 1 f RODO — makatwirang interes ng Administrador (istatistikal na pagsusuri, seguridad)

5. Mga tatanggap ng datos

Ang datos ng Kliyente ay maaaring ipasa sa:

• Mga Urząd Wojewódzki, sa Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, sa mga administratibong hukuman — sa saklaw na kinakailangan para sa pangangasiwa ng kaso
• Mga sinumpaang tagasalin, notaryo, opisina ng accounting — sa saklaw na kinakailangan para sa pagsasakatuparan ng serbisyo (matapos magbigay ng hiwalay na pahintulot)
• Mga tagapagbigay ng serbisyong IT — Supabase (hosting ng database sa EU/Frankfurt), Vercel (hosting ng aplikasyon), Tpay (mga pagbabayad), 360dialog (WhatsApp)
• Mga ahensya ng estado — tanging batay sa kasalukuyang mga panuntunang legal

6. Panahon ng pag-iimbak

• Datos ng kaso — 6 na taon matapos ang pagtatapos (obligasyon sa pag-iimbak ng dokumentasyong pang-accounting at posibleng mga paghahabol)
• Datos ng account sa Platform — hanggang sa sandaling buburahin ng Kliyente ang account
• Datos sa marketing — hanggang sa sandaling bawiin ang pahintulot
• Mga teknikal na log — 12 buwan

7. Mga karapatan ng Kliyente

Alinsunod sa RODO, ang Kliyente ay may sumusunod na mga karapatan:

• Karapatan sa access sa kaniyang datos — maaaring makuha ng Kliyente ang kopya ng lahat ng datos na iniimbak namin tungkol sa kaniya
• Karapatan sa pagwawasto — pagtatama ng mali o di-kumpletong datos
• Karapatan sa pagbura ("karapatang malimutan") — pagbura ng datos matapos ang obligasyon sa pag-iimbak
• Karapatan sa paglilimita ng pagproseso — sa mga tiyak na kaso
• Karapatan sa portabilidad ng datos — pagtanggap ng datos sa format na nagbibigay-daan sa paglilipat sa ibang administrador
• Karapatan sa pagtutol — laban sa pagprosesong nakabatay sa makatwirang interes
• Karapatang bawiin ang pahintulot — sa anumang sandali, na may bisa sa hinaharap
• Karapatang maghain ng reklamo sa Pangulo ng Tanggapan para sa Proteksyon ng Personal na Datos (UODO)

8. Seguridad ng datos

• Ang lahat ng datos ay iniimbak sa mga server sa European Union (Supabase region: Frankfurt)
• Encryption sa pamamahinga at sa panahon ng transmisyon (TLS 1.3, AES-256)
• Access sa datos — tanging awtorisadong mga empleyado ng Pro Document, na may log ng mga pangyayari
• Kontrol sa access — Row-Level Security sa database, two-factor authentication para sa koponan
• Regular na mga backup na naka-encrypt

9. Mga cookie

Gumagamit ang Platform tanging ng mga kinakailangang cookie upang panatilihin ang session ng gumagamit. Hindi kami gumagamit ng mga analytical o marketing na cookie ng mga third party. Ang buong patakaran sa cookie ay makukuha sa address na /legal/cookies.

10. Mga pagbabago sa Patakaran

Inilalaan ng Pro Document ang karapatang baguhin ang Patakaran sa Privacy. Tungkol sa mahahalagang pagbabago, aabisuhan ang Kliyente nang may 14 araw na paunang abiso sa pamamagitan ng Platform at email. Ang pagpapatuloy sa paggamit ng Platform matapos magkabisa ang mga pagbabago ay nangangahulugan ng pagtanggap sa mga ito — sa kaso ng kawalan ng pagtanggap, maaaring burahin ng Kliyente ang account.