Палітыка прыватнасці Pro Document

1. Адміністратар персанальных даных

Адміністратарам персанальных даных Кліентаў з'яўляецца Pro Document Sp. z o.o. з зарэгістраваным офісам у Вроцлаве, NIP 8971939103, REGON 528914234, KRS 0001111057. Кантакт у пытаннях аховы даных: prodocumentt@gmail.com.

2. Мэты апрацоўкі

• Аказанне прававых паслуг — падрыхтоўка wniosków, прадстаўніцтва перад Urzędami, камунікацыя ў справе
• Выкананне дагавора — фактураванне, разлікі, бухгалтарская дакументацыя
• Выкананне прававых абавязкаў — падатковыя нормы, кодэкс адмінпровадзіння, закон аб іншаземцах
• Уласны маркетынг — толькі калі Кліент даў асобную згоду (email або WhatsApp)
• Паляпшэнне паслуг — статыстычны аналіз на абязасобленых даных

3. Аб'ём даных, якія апрацоўваюцца

У рамках аказаных паслуг Pro Document апрацоўвае:

• Ідэнтыфікацыйныя даныя — імя, прозвішча, дата нараджэння, грамадзянства, нумар пашпарта, PESEL (калі ёсць)
• Кантактныя даныя — адрас пражывання, email, нумар тэлефона, нумар WhatsApp
• Даныя асаблівай катэгорыі (RODO арт. 9) — у неабходным аб'ёме: інфармацыя аб стане здароўя (медстрахоўка), нацыянальным паходжанні, сямейным статусе, папярэдніх адміністрацыйных рашэннях
• Даныя дакументаў — сканы пашпарта, працоўных кантрактаў, дыпломаў, рашэнняў UW, сямейных дакументаў
• Фінансавыя даныя — інфармацыя аб зарплаце, даходах з бізнесу, ZUS (у аб'ёме, неабходным для UW)

4. Прававая аснова апрацоўкі

• Арт. 6 п. 1 b RODO — выкананне дагавора аб аказанні прававых паслуг
• Арт. 6 п. 1 c RODO — выкананне прававых абавязкаў Адміністратара
• Арт. 9 п. 2 a RODO — выразная згода Кліента на апрацоўку даных асаблівай катэгорыі
• Арт. 6 п. 1 a RODO — згода Кліента на маркетынг (калі прадастаўлена)
• Арт. 6 п. 1 f RODO — абгрунтаваны інтарэс Адміністратара (статыстычны аналіз, бяспека)

5. Атрымальнікі даных

Даныя Кліента могуць перадавацца:

• Воеводскім упраўленням (Urząd Wojewódzki), Шэфу Упраўлення ў справах іншаземцаў, адміністрацыйным судам — у аб'ёме, неабходным для вядзення справы
• Прысяжным перакладчыкам, натарыусам, бухгалтарскаму бюро — у аб'ёме, неабходным для аказання паслугі (пасля прадастаўлення асобнай згоды)
• Пастаўшчыкам IT-паслуг — Supabase (хостынг базы даных у ЕС/Франкфурт), Vercel (хостынг прыкладання), Tpay (плацяжы), 360dialog (WhatsApp)
• Дзяржаўным органам — выключна на падставе дзеючых прававых нормаў

6. Перыяд захоўвання

• Даныя справы — 6 гадоў пасля завяршэння (абавязак захоўвання бухгалтарскай дакументацыі і патэнцыйных прэтэнзій)
• Даныя акаўнта на Платформе — да моманту выдалення акаўнта Кліентам
• Маркетынгавыя даныя — да моманту адклікання згоды
• Тэхнічныя логі — 12 месяцаў

7. Правы Кліента

У адпаведнасці з RODO Кліенту належаць наступныя правы:

• Права доступу да сваіх даных — Кліент можа атрымаць копію ўсіх даных, якія аб ім захоўваюцца
• Права на выпраўленне — карэкцыя няправільных або няпоўных даных
• Права на выдаленне («права быць забытым») — выдаленне даных пасля заканчэння абавязку захоўвання
• Права на абмежаванне апрацоўкі — у вызначаных выпадках
• Права на перанос даных — атрыманне даных у фармаце, які дазваляе перадачу іншаму адміністратару
• Права на пярэчанне — супраць апрацоўкі на падставе абгрунтаванага інтарэсу
• Права адклікаць згоду — у любы момант, з эфектам на будучыню
• Права на скаргу да Старшыні Упраўлення аховы персанальных даных (UODO)

8. Бяспека даных

• Усе даныя захоўваюцца на серверах у Еўрапейскім Саюзе (Supabase region: Frankfurt)
• Шыфраванне ў стане спакою і падчас перадачы (TLS 1.3, AES-256)
• Доступ да даных — толькі ўпаўнаважаныя работнікі Pro Document, з журналам падзей
• Кантроль доступу — Row-Level Security у базе даных, двухфактарная аўтэнтыфікацыя для каманды
• Рэгулярныя рэзервовыя копіі з шыфраваннем

9. Файлы cookies

Платформа выкарыстоўвае выключна неабходныя cookies для падтрымання сесіі карыстальніка. Не выкарыстоўваем аналітычных або маркетынгавых cookies трэціх бакоў. Поўная палітыка cookies даступная па адрасе /legal/cookies.

10. Змены Палітыкі

Pro Document пакідае за сабой права змяняць Палітыку прыватнасці. Аб істотных зменах Кліент будзе паведамлены з 14-дзённым апярэджаннем праз Платформу і email. Працяг карыстання Платформай пасля ўступлення змен у сілу азначае іх прыняцце — у выпадку адсутнасці прыняцця Кліент можа выдаліць акаўнт.